2月23日に講演イベントを主催してみて感じたことまとめ

こんにちはカイです。

先日2月23日に「借金インフルエンサー」という肩書きでTwitterで活動するしゅうへい氏を福岡へ招き、セミナーイベントを開催しました。

その詳細については以下の記事で公開しています。

2月23日に開催された「しゅうへい福岡」まとめ!インフルエンサーになるために必要な3つの考え方

そしてこの記事では、今回はじめて講演イベントを主催したぼくが、イベント当日までにやったこと、実際にやってみて良かった点と反省点についてお話ししていきます。

今後イベントを開催したいと考えている方、そして将来またイベントを開催することになる自分に向けて少しでも参考になればと思います。

「しゅうへい福岡」イベント開催のきっかけ

ぼくがイベントを開催するきっかけとなったのは、しゅうへい氏のとあるツイートでした。

このツイートを見て明確な目的やイベント開催のビジョンを持たないまま、ノリだけでしゅうへい氏にDMを送りました。

具体的な開催日と開催地域を決め、しゅうへい氏の福岡講演が決定。

イベントを主催する側として、なぜイベントを開催するのか、どうすれば参加者とゲストにメリットを与えられるか、そういったイベントを開催することの目的は非常に大切です。

下手すればわざわざ足を運ぶゲストと、お金を払って参加する人たちに失礼に値する場合があります。

僕の目的は明確なものでなかったので、主催する人間としては好ましくありません。

主催者側としてイベントに参加するのであれば、なぜ開催するのかの明確な目的を持つべきですね。

雰囲気エリートこーせい氏と共同運営

ここで神様が手を差し伸べてくれました。

もともと一人でイベントを開催する予定でしたが、福岡のインフルエンサーである「雰囲気エリートこーせい」から連絡があったのです。

ちょうど僕もこーせい氏にお声かけして一緒にやりたいと思っていたので、即OKして二人でイベントを開催することとなりました。

イベント開催までにやるべきこと

イベント開催までにやるべきことは主に以下の3つです。

  • 集客
  • ゲストと情報共有
  • 会場の準備

集客

申し込みフォームの作成・アイキャッチの作成等・情報拡散等は全てこーせい氏がやってくれました。

集客は99%こーせい氏に頼りきりだったので反省。

「フォロワー6,000人を超えるこーせい氏が声掛けしてくれれば安心。」という完全に他力本願でイベントを運営しようとしていたことが、主催者側として失格でした。

フォロワーがほとんどいない自分でもできることは山ほどあったと思います。

  • 福岡のフォロワーにDM
  • 友達や友人にLINEする
  • イベント関係者に拡散をお願いする
  • ゲストの紹介記事・動画の作成
  • 集める人数を決めて日割りでコミット

などなど。

しゅうへい氏からは以下の言葉をもらいました。

「イベントの集客はゲストの集客力よりも主催者の本気度が出る。」

影響力がない自分には集客は無理だと他に頼るのではなく、自分にできることは何か?イベントを開催することの意味をもう一度考えて本気で取り組むことが大切ですね。

ゲストと情報共有

イベントが決まったらゲストに細かく情報を共有することが大切だと痛感。

会場や駅からのルートが共有されていなければ、ゲストはその日どこにいけばいいのかわからないので、現状況を逐一報告しなければいけません。

イベントゲストへ報告すべき内容は多くあります。

  • 現在の参加状況
  • 会場の時間・場所
  • トーク内容
  • 当日の段取り
  • プロジェクターなど機材の必要有無
  • イベント前後の動き

などなど。

しかし、ゲストと情報共有する際は「どうすればいいですか?」などの質問はNG。当日の動きは全て主催者側が段取りしてあげるのが常識です。

主催者やゲストが複数いる場合はすぐにLINEグループを作成し、すでに決まっている事項を簡潔に伝えてゲストにとって不都合なことだけを修正していく必要があります。

今回のしゅうへい福岡ではゲストのランチからイベント後の動向まで、こちら側が用意してあげることができなかったので、情報共有不足が反省点です。

そしてしゅうへい氏からは「ワイだから良いけど、本来はあり得ない」という言葉をいただきました。

会場を押さえて参加者とゲストを呼ぶだけでなく、しっかりとゲストのおもてなしをするのが主催者の役目であると痛感しました。

会場の準備

今回、会場は福岡のコワーキングスペースである「ヨカラボ天神」を借り、プロジェクターやマイクの数を確認、ビデオカメラは別の業者からレンタルしました。

いつ、どこでイベントをやるのか決まったらすぐに会場を予約し、会場の雰囲気や設備を確認する必要があります。

今回は、余裕を持って会場を予約できなかったので反省。

15時〜17時のイベントであるのにも関わらず、ギリギリの14時半から借りたので、余裕を持って1時間前にはゲストが会場入りできるようにするのが望ましいと思います。

音響やプロジェクターのセッティング、テーブルなどレイアウトの作成に時間がかかってしまいました。

全ての準備を30分前には終わらせ、余裕を持ってイベントに臨むべきだったと思います。

イベント中にやるべきこと

イベント中にも主催者がやるべきことは多くあります。

  • 参加者の受付
  • タイムキーパー
  • 写真撮影
  • マイクの充電量など機材管理

今回、写真撮影と機材の管理がうまくできませんでした。

参加者を撮影したり、ゲストの写真を撮ったり、イベントの様子は記録するべきと実感。

また、イベント中にマイクの電池が切れ、しゅうへい氏にマイクなしで話してもらうというハプニングも。

マイクの充電管理や充電が切れた後の交換が可能かどうか、あらかじめ会場のスタッフに確認し、機材を管理しておかなければいけません。

イベント中に起こりうるトラブルは対応できるようにしておくことが大切です。

イベント後にやるべきこと

イベント後に主催者がやるべきことは主に以下の通りです。

  • 打ち上げの参加者を確認・お店に誘導
  • お店の席の振り分け
  • 1〜2回の席替え
  • ゲストのお見送り

今回、イベント後にカフェでゲストと話す機会を設けた後、打ち上げにもつ鍋屋さんで懇親会を行いました。

お店でスムーズな席の振り分けができなかったこと、ゲストと交流できるように席替えを行わなかったことが反省点です。

主催者はゲストと参加者が交流できる橋渡しが役目なので、イベント後も気配りを欠かさずに両者が気持ち良いイベントになるよう努めるべきだったと思います。

イベントを開催しての改善点

正直、今回のイベントは改善点ばかりです。

  • イベントのほとんどをこーせい氏に頼りきりだったこと
  • イベントを開催する理由を明確にして行動すること
  • 集客は本気でやること
  • 他人に頼らずに自分で泥臭く集客すること
  • 主催者側はゲストのことを考えて動くこと
  • イベントスタッフは主催者のことを考えて動くこと
  • 当日のゲストの行動をマネジメントすること
  • 主催者の役目は参加者とゲストにメリットのあるイベントにすること
  • 参加状況や当日の段取りを参加者に共有すること

などなど。改善点を挙げるとキリがありません。

また、これら反省点のほとんどはゲストから指摘いただいたことで、心を鬼にして改善点を教えてくれたしゅうへい氏とほっしー氏には心から感謝です。

次回イベントを主催する側になった場合、今回の反省点を踏まえ、参加者とゲストの両方が満足いくイベントにしたいと思います。

イベントを開催して良かったこと

今回のイベントで良かった点は以下の3つです。

  • 参加者とゲストの距離が近かった
  • 多くの参加者に満足していただいた
  • 会場の立地が良かった

参加者が少なかったこともあり、参加者とゲストが積極的に交流できたイベントになったと感じます。

また、参加された方と交流する中で「すごくためになった」「来て良かった」という言葉をいただきました。

初めのてイベント開催で、反省点を多く残し、個人的には満足いくものにすることはできませんでしたが、そういった声をいただけることがイベントを開催して良かったと思います。

まとめ

イベントを開催して感じたことは、主催者側はメリットだらけということです。

参加者よりもゲストの方と密接に関わることができますし、イベントを開催したという経験で次のイベントにつなげることができます。

今回は集客からゲストとの情報共有まで、主催のほとんどをこーせい氏に頼りきりで、正直自分でイベントを開催したと胸を張っていうことはできません。

イベント初めてでも、影響力がなくても、言い訳せずに主催者としてやることをやらなくてはいけないと思います。

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